作為采購(gòu)人，我們首先需要知道采購(gòu)的基本流程可以劃分為采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)行為的發(fā)生、采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督、對(duì)廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、提貨、驗(yàn)貨、產(chǎn)品入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)保管、出庫(kù)配送、供銷結(jié)算等。采購(gòu)成本就是在上述采購(gòu)流程中所支出的費(fèi)用，因?yàn)橛行┏杀臼强吹靡?jiàn)的，即比較容易分析出來(lái)或者可以直接從財(cái)務(wù)報(bào)表中得出的成本;有些是看不見(jiàn)的，即較難分析或易被忽略的，所以將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。
什么是采購(gòu)顯性成本和隱性成本?
什么是采購(gòu)的顯性成本?它主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)：
1、采購(gòu)計(jì)劃編制的成本
準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃能夠精準(zhǔn)地預(yù)測(cè)和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃，可以使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地降低采購(gòu)資金的占用，同時(shí)還要對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行全面的分析，調(diào)整訂單計(jì)劃，評(píng)估和選擇供應(yīng)商。采購(gòu)計(jì)劃的編制可以說(shuō)是采購(gòu)整個(gè)流程的首要環(huán)節(jié)，它的支出也被稱之為采購(gòu)計(jì)劃編制成本。
2、原材料、半成品或成品成本
原材料、半成品或成品的成本是指貨品購(gòu)進(jìn)的價(jià)格。影響所采購(gòu)物資價(jià)格高低的原因有很多，包括商品市場(chǎng)價(jià)格、商品質(zhì)量、市場(chǎng)供求關(guān)系等等。
3、采購(gòu)管理成本
采購(gòu)業(yè)務(wù)行為過(guò)程中所發(fā)生的費(fèi)用就是采購(gòu)管理成本。它包括人力成本、招標(biāo)成本、建設(shè)成本、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等等。
4、運(yùn)輸成本
采購(gòu)物資的運(yùn)輸一定是會(huì)發(fā)生費(fèi)用的，這就是運(yùn)輸成本。選擇一種科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的運(yùn)輸方式將會(huì)給企業(yè)節(jié)約一大筆運(yùn)輸費(fèi)用。具有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)就更應(yīng)該重視運(yùn)輸環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。選擇合適的運(yùn)輸工具，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線，進(jìn)而節(jié)省運(yùn)費(fèi)、降低采購(gòu)成本。
5、驗(yàn)收成本
采購(gòu)回來(lái)的原材料、半成品或者產(chǎn)品都需要進(jìn)行檢驗(yàn)后才能入庫(kù)。為防止不符合合同協(xié)定或質(zhì)量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫(kù)，一定要嚴(yán)把物資的入庫(kù)檢驗(yàn)這一關(guān)。一旦入庫(kù)后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格、破損、數(shù)量短缺或者甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯(cuò)誤，企業(yè)將面臨的不僅僅是由于品種、質(zhì)量、數(shù)量問(wèn)題而需要退換貨所發(fā)生的費(fèi)用和時(shí)間成本，還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產(chǎn)線停止運(yùn)作，產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、倉(cāng)儲(chǔ)成本
倉(cāng)存儲(chǔ)成本指的是物資在庫(kù)存過(guò)程中所產(chǎn)生的費(fèi)用。一方面貨品要存放得當(dāng)，對(duì)貨品進(jìn)行分類管理，重點(diǎn)注意一些特殊性質(zhì)的貨品(如易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品)的存儲(chǔ)環(huán)境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫(kù)存檔案，及時(shí)對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，若是有庫(kù)存的積壓，也會(huì)增加倉(cāng)儲(chǔ)成本。所以科學(xué)、合理地進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)管理是降低采購(gòu)供應(yīng)成本的一個(gè)有效手段。
什么又是采購(gòu)的隱性成本呢?它體現(xiàn)在哪呢?
1、時(shí)間成本
由于響應(yīng)顧客需求的過(guò)長(zhǎng)時(shí)間所產(chǎn)生的時(shí)間成本。
2、缺貨成本
缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要所造成的損失。這一部分成本在財(cái)務(wù)報(bào)表中是體現(xiàn)不出來(lái)的，但是缺貨一旦發(fā)生不僅會(huì)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)損失，而且對(duì)企業(yè)聲譽(yù)也會(huì)造成很大的影響。
3、庫(kù)存積壓成本
相對(duì)缺貨成本，庫(kù)存積壓成本則是由于庫(kù)存產(chǎn)品過(guò)多而導(dǎo)致的積壓現(xiàn)象所帶來(lái)的成本。庫(kù)存積壓使運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用明顯增加，而且還占用了企業(yè)的發(fā)展資金。同時(shí)，在倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)的過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)一些由于保管不當(dāng)?shù)纫蛩囟a(chǎn)生產(chǎn)品損壞所帶來(lái)的損失。因此過(guò)多的庫(kù)存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。
4、其他易于被忽視的成本
上述采購(gòu)活動(dòng)中發(fā)生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權(quán)總成本。在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，我們要從采購(gòu)所有權(quán)成本出發(fā)，同時(shí)根據(jù)不同物料區(qū)分采購(gòu)成本側(cè)重點(diǎn)，分析影響采購(gòu)成本的因素，制定有針對(duì)性的采購(gòu)計(jì)劃和策略，以此實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本最低的目標(biāo)。
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